La loi ELAN du 23 novembre 2018 a reconnu le vote par correspondance aux Assemblée Générale de copropriété. Désormais, le syndic doit obligatoirement joindre à la convocation un formulaire de vote par correspondance afin de permettre aux copropriétaires d’indiquer leurs intentions de votes.
L’article 9 bis créé dans le décret de 1967 par le décret du 2 juillet 2020 prévoit que pour être pris en compte lors de l’assemblée générale, « le formulaire doit être réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion ».
Afin de favoriser la participation, aucune forme particulière de notification n’est imposée par le texte. Ainsi, la transmission peut se faire par lettre simple, par remise en main propre ou par courrier électronique à l’adresse indiquée par le syndic.
Les syndics doivent prendre quelques précautions avec les formulaires de vote par correspondances afin de ne pas rendre annulables les assemblées générales de copropriété.
- Obligation de joindre un formulaire à la convocation
Selon les dispositions de l’article 9 du décret du 17 mars 1967,
« La convocation contient l’indication des lieu, date et heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l’assemblée. A défaut de stipulation du règlement de copropriété ou de décision de l’assemblée générale, la personne qui convoque l’assemblée fixe le lieu et l’heure de la réunion. La convocation indique le lieu, le ou les jours et heures de consultation des pièces justificatives des charges. Le formulaire de vote par correspondance mentionné au deuxième alinéa de l’article 17-1 A est joint à la convocation »
L’article 42 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que :
« Les actions en contestation des décisions d’assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal d’assemblée sans ses annexes. Cette notification est réalisée par le syndic dans le délai d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée générale ».
L’absence de formulaire sera sanctionnée par la nullité de l’assemblée générale.
La solution est sévère mais préserve le droit de vote à distance du copropriétaire.
Par ailleurs, les moyens tendant à invoquer d’autres modes de participation à l’assemblée générale pour justifier de l’absence de formulaires sont inopérants (Tribunal judiciaire de Paris – 8ème chambre 1ère section – 30 avril 2024 – n° 21/03664) :
- L’obligation de joindre à la convocation un formulaire de vote par correspondance s’applique même lorsque les copropriétaires ont la possibilité de participer à l’assemblée générale par visioconférence.
- A l’instar de la visioconférence, la possibilité de donner un pouvoir à un tiers ne remet pas en question l’obligation de joindre un formulaire de vote par correspondance
- Obligation de recueillir les votes pour les résolutions votées au second tour (après la passerelle article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965).
Le formulaire doit obligatoirement prévoir la possibilité d’indiquer le vote des résolutions votées second tour en application de la passerelle prévu à l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965.
En effet, le syndic ne peut pas présumer que le second vote sera le même que celui du premier tour.
Le tribunal judiciaire d’Orléans a eu l’occasion de se prononcer sur la question (TJ Orléans, 5 mai 2021, n° 21/00417) :
« Force est donc de constater qu’en procédant à un second scrutin fondé sur les intentions de vote du premier, sans qu’il soit donné possibilité aux copropriétaires de connaître les résultats du premier, le syndicat a non pas fait procéder à un second vote, mais repris les votes du premier, privant ainsi les copropriétaires de leur droit d’évoluer dans la réflexion et de changer leur vote sur ces résolutions entre les deux tours, et partant d’exprimer librement leur intention de vote à l’occasion d’un nouveau scrutin.
Dès lors, en empêchant les copropriétaires d’exprimer en conscience leur voix au cours d’un réel second vote, le syndicat de la SCI MADELEINE a agi en violation du droit de vote de chacun des copropriétaires. »
Le Syndicat des copropriétaires serait malvenu à se défendre sur le fondement de l’article 17-1 du décret du 17 mars 1967 qui dispose que l’irrégularité formelle affectant le procès-verbal d’assemblée générale ou la feuille de présence lorsqu’elle est relative aux conditions de vote ou à la computation des voix n’entraîne pas nécessairement la nullité de l’assemblée générale dès lors qu’il est possible de reconstituer le sens du vote et que le résultat de celui-ci n’en est pas affecté
En effet, l’absence de deuxième vote n’est pas une irrégularité formelle de sorte que cet article ne saurait recevoir application.
Dans cette affaire, le tribunal a fait droit à la demande de nullité des résolutions contestées.
- Amendement en cours de séance et vote par correspondance
Les résolutions peuvent être amendées en cours de séance dès lors que l’objet de la résolution n’en est pas profondément modifié.
Cependant, si une résolution est amendée en cours d’assemblée générale, le copropriétaire ayant voté « pour » par correspondance est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.
Cela protège le copropriétaire en lui réservant la possibilité de contester la résolution.
Il semblerait que même une modification minime entraine la défaillance du copropriétaire « favorable » pour la résolution concernée.
En revanche, les votes négatifs et les abstentions demeurent inchangés en cas d’amendement.
- Election du conseil syndical et du bureau par correspondance
Idéalement, il faudrait que le syndic recueille les candidatures en amont de l’envoi de la convocation et les indique sur le formulaire de vote afin que les votants par correspondances puissent se prononcer.
En pratique, les candidatures sont faites directement en séance si bien que les formulaires ne mentionnent que rarement le nom des copropriétaires candidats aux fonctions du bureau ou du conseil syndical.
Dans cette hypothèse, le copropriétaire qui exprime son vote par correspondance ne peut donc pas voter sur les candidatures du président et du ou des scrutateurs.
Il devra être considéré comme défaillant en application de l’article 17-1 A, alinéa 2.
Il pourra donc contester ces résolutions.
Conseils pratiques :
- Les copropriétaires se ménageront la preuve de l’envoi du formulaire. On privilégiera donc la lettre recommandée électronique par exemple.
- Le syndic joindra toujours un formulaire de vote par correspondance : le formulaire doit permettre d’indiquer le vote pour les résolutions au second tour en application de la passerelle de l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965.
- Le syndic mentionnera les candidatures du bureau et du conseil syndical sur le formulaire